برنامج إدارة الشركات: نظام واحد لعملائك وفريقك وأرقامك

صاحب الشركة الصغيرة أو المتوسطة يدير يومه من أماكن كثيرة. العملاء في ملف Excel، والمحادثات على واتساب في هواتف الموظفين، والمهام في مجموعة داخلية، والحضور في دفتر عند الاستقبال، والفواتير في ملف Word، والمصروفات في ورقة عند المحاسب. وكل سؤال بسيط مثل «كم بعنا هذا الشهر؟» أو «من تأخّر في مهمته؟» يحتاج مكالمة وانتظارًا.

برنامج إدارة الشركات يجمع هذه الأماكن في نظام واحد. وفي هذه الصفحة نشرح ما الذي يجب أن يديره، وكيف يجمع Omnixtrack العملاء والمبيعات والفريق والمهام والمستندات والأرقام المالية في حساب واحد يعمل على الويب وعلى هاتف أندرويد.

ما هو برنامج إدارة الشركات؟

هو نظام يعمل عليه أكثر من قسم في الشركة، ويرى فيه المدير الصورة كاملة دون أن يجمعها بنفسه. ويسمّيه الناس «سيستم إدارة شركات» أو «نظام إدارة الشركات» أو «سيستم للشركات». والمقصود في الغالب ثلاثة أشياء:

1. الجانب التجاري: العملاء، والمحادثات، والمكالمات، والصفقات، وعروض الأسعار، والفواتير، والتحصيل.
2. الجانب الإداري: الموظفون، والأقسام، والأدوار، والمهام، والحضور، وتقييم الأداء.
3. الأرقام: المبيعات، والمصروفات، والمستحقات، والأرباح، وأداء كل موظف.

بعض الأنظمة تبدأ من الحسابات والمخزون، وهي أنظمة ERP. وبعضها يبدأ من العميل، وهي أنظمة CRM. وOmnixtrack من النوع الثاني: يبدأ من العميل، ثم يمتد إلى الفريق والمستندات والإدارة المالية للجانب التجاري. شرح الفرق في الفرق بين CRM و ERP.

علامات أن شركتك تحتاج سيستم إدارة

• لا تعرف عدد العملاء الذين وصلوا هذا الأسبوع، ولا من أين جاؤوا.
• يغادر موظف فتغادر معه أرقام عملائه ومحادثاته.
• تُسند المهام شفويًّا، ولا أحد يعرف ما أُنجز منها.
• يُحسب الحضور بالتقدير، وتُكتب ساعات العمل من الذاكرة.
• عرض السعر يأخذ ساعة، والفاتورة تُكتب من جديد في كل مرة.
• لا تعرف كم عليك تحصيله من العملاء، ولا كم صرفت هذا الشهر.

إذا انطبقت ثلاث علامات منها على شركتك، فالمشكلة ليست في الموظفين. المشكلة أن العمل لا يجري في مكان واحد.

ماذا يدير Omnixtrack في شركتك؟

يتكوّن النظام من 22 وحدة، تفعّل منها ما تحتاجه. وهذه الوحدات مجمّعة حسب ما تديره.

العملاء والمبيعات

لكل عميل ملف فيه مصدره ومسؤوله ومرحلته وكل ما جرى معه. وتتحرّك الصفقات على لوحة مراحل تعدّلها بنفسك. وتوزّع قواعد التوزيع العملاء الجدد على الموظفين حسب المصدر أو المنطقة أو الأولوية. التفاصيل في برنامج إدارة العملاء وبرنامج إدارة المبيعات.

المحادثات والمكالمات

يربط كل موظف رقم واتساب الخاص به، فتصل المحادثات إلى صندوق محادثات الفريق مربوطة بملف العميل، وتبقى ملكًا للشركة. وتطبيق Omnixtrack Calls يعرض اسم العميل والهاتف يرنّ، ويضيف كل مكالمة إلى ملفه.

الفريق والمهام

تضيف الموظفين وتحدّد لكل منهم قسمه ودوره وصلاحياته. وتسند المهام بموعد وأولوية ومهام فرعية، ويعتمد المدير المهمة قبل أن تُحسب منجزة. التفاصيل في برنامج إدارة الموظفين والمهام.

الحضور والأداء

يسجّل الموظف حضوره وانصرافه من التطبيق أو الويب، ويرى المدير سجلًّا شهريًّا لكل موظف بإجمالي ساعاته. وبجانبه مؤشر إنتاجية محسوب من النشاط الفعلي، وتقييمات أداء دورية. التفاصيل في الحضور والانصراف وتقييم أداء الموظفين.

المندوبون في الميدان

يبدأ المندوب ورديته من التطبيق، ويسجّل وصوله عند العميل بالموقع ونتيجة الزيارة، وتُحسب المسافة المقطوعة. ويرى المدير آخر مواقع الفريق. التفاصيل في المبيعات الميدانية.

عروض الأسعار والفواتير والعقود

عروض أسعار وفواتير بصيغة PDF عربية بشعار شركتك. تحوّل العرض المقبول إلى أمر بيع ثم إلى فاتورة، وتسجّل الدفعات الجزئية. وللعقود تواريخ بداية وانتهاء وتنبيه قبل الانتهاء.

الإدارة المالية

المصروفات بمرفقاتها، والحسابات المالية والتحويلات بينها، والتحصيلات، والذمم المدينة والدائنة، وتقرير الأرباح والخسائر. والإيرادات تُحسب من الفواتير المدفوعة فعلًا، لا من الفواتير المُصدَرة.

طلبات العملاء والدعم الفني

وحدة التشغيل تستقبل طلبات عملائك وتتابع مراحلها. ووحدة الدعم الفني تدير تذاكر العملاء بالأولوية ووقت الاستجابة.

من يستخدم النظام داخل الشركة؟

كل موظف يرى ما يسمح به دوره فقط. وهذا مثال لتوزيع العمل في شركة متوسطة:

ويستطيع المدير تعديل صلاحيات موظف بعينه دون تغيير دوره. وعند حذف موظف من الفريق، يحدّد المدير من ينتقل إليه عملاؤه ومهامه، فلا تضيع بيانات بمغادرته.

برنامج إدارة شركة صغيرة: ابدأ بما تحتاجه

الشركة الصغيرة لا تحتاج كل الوحدات من أول يوم. فريق من ثلاثة أشخاص يكفيه غالبًا العملاء والمتابعات والمحادثات وعروض الأسعار. ومع نموّ الفريق تضيف الحضور والمهام المعتمدة والمستهدفات والإدارة المالية.

ولهذا تُفعَّل الوحدات وتُخفى حسب الباقة، فلا يرى الموظف شاشات لا يستخدمها. وتبدأ الشركة الصغيرة جدًّا بالخطة المجانية لتنظيم عملائها، ثم تنتقل إلى باقة مدفوعة حين تحتاج وحدات أكثر. التفاصيل في CRM للشركات الصغيرة وبرنامج CRM المجاني.

نظام إدارة الشركات أم نظام ERP؟

Omnixtrack يدير الدورة التجارية كلها: من أول رسالة يرسلها العميل، إلى عرض السعر، إلى الفاتورة، إلى آخر دفعة. ويدير معها الفريق الذي يقوم بهذا العمل. وهذا يكفي أغلب شركات الخدمات والمبيعات والعقارات والعيادات والاستشارات.

أما الشركة التي تدير مخزونًا كبيرًا بأصناف كثيرة، أو تصنّع منتجات وتحسب تكلفة كل مرحلة، فتحتاج إلى نظام ERP أو برنامج محاسبة بجانب Omnixtrack. ويعمل النظامان معًا: تصدّر العملاء والفواتير إلى Excel، أو تربط النظامين بمفاتيح API وروابط Webhook، أو عبر أدوات مثل Zapier وMake. التفاصيل في الفرق بين CRM و ERP.

لوحة صاحب الشركة

الشاشة الرئيسية تعرض أهم الأرقام مع نسبة التغيّر عن الفترة السابقة. تضغط أي رقم فتنتقل إلى تفاصيله، وتختار فترة مخصّصة للمقارنة. فلا تنتظر تقريرًا في آخر الشهر لتعرف أن المبيعات انخفضت أو أن موظفًا تأخّر في متابعاته.

ويصل كل موظف ملخّص يومي على بريده بمهامه ومتابعاته المتأخرة والمحادثات غير المقروءة. ويكتب الموظف في نهاية يومه تقريرًا بما أنجزه، فيقرأه المدير دون أن يسأل.

خطوات تشغيل النظام في شركتك

1. سجّل شركتك من صفحة الاشتراك، وارفع الشعار وبيانات الشركة.
2. أنشئ الأقسام، وادعُ الموظفين بالبريد، وحدّد دور كل موظف.
3. انقل عملاءك من Excel أو من جهات اتصال الهاتف. الطريقة في نقل العملاء من Excel.
4. اربط أرقام واتساب موظفي المبيعات، وثبّت التطبيق على هواتفهم.
5. اضبط مراحل الصفقات وقواعد توزيع العملاء.
6. أصدر أول عرض سعر وأول فاتورة من النظام.
7. اطلب من الفريق تسجيل الحضور والتقرير اليومي من التطبيق.

الأسعار

الاشتراك شهري أو سنوي بالجنيه المصري لكل مستخدم، والسنوي يساوي 9 أشهر مدفوعة. والباقة الأساسية تشمل العملاء والمحادثات والمكالمات والمهام وعروض الأسعار والفواتير، والمتقدّمة تضيف الحضور والإدارة المالية والمبيعات الميدانية والأتمتة. التفاصيل الحالية في صفحة الأسعار.

كل حساب جديد يبدأ بتجربة مجانية لمدة 7 أيام تفتح كل الوحدات، دون بطاقة ائتمان. ابدأ التجربة المجانية الآن.