من Excel إلى CRM: انقل عملاءك دون أن تفقد سطرًا

أغلب الشركات تبدأ بملف Excel. عمود للاسم، وعمود للهاتف، وعمود للملاحظات، وألوان يعرف معناها من صنعها وحده. ثم يكبر الملف، ويعمل عليه أكثر من موظف، فتظهر نسخ مختلفة منه على أجهزة مختلفة. ولا أحد يعرف أيّها الأحدث.

الانتقال إلى نظام CRM لا يعني أن تبدأ من الصفر. فبياناتك في Excel هي أول ما تنقله. وفي هذه الصفحة نشرح كيف تجهّز الملف، وكيف تستورده إلى Omnixtrack من الموقع أو من تطبيق الهاتف، وكيف تتجنّب الأخطاء الشائعة.

متى يحين وقت ترك Excel؟

• يعمل على الملف أكثر من شخص، وتتعارض تعديلاتهم.
• لا يذكّرك الملف بمواعيد المتابعة، فتنساها.
• لا تعرف من اتصل بالعميل آخر مرة، ولا ماذا قال.
• يصل العملاء من الإعلانات وواتساب، ويُنسخون إلى الملف يدويًّا.
• يغادر موظف فتكتشف أن عملاءه كانوا في نسخته الخاصة.

إذا رأيت علامتين من هذه، فقد حان وقت الانتقال.

قبل الاستيراد: جهّز الملف

عشر دقائق في تجهيز الملف توفّر ساعة في تصحيح البيانات بعد الاستيراد.

صف واحد لكل عميل

كل عميل في صف مستقل، وكل معلومة في عمود مستقل. لا تدمج الخلايا، ولا تضع عنوانين فوق بعضهما. والصف الأول وحده للعناوين.

الأعمدة المقترحة

• الاسم: إلزامي.
• الهاتف: أهم عمود، لأنه يُستخدم لكشف التكرار.
• البريد الإلكتروني: اختياري.
• المصدر: من أين جاء العميل، مثل فيسبوك أو معرض أو توصية.
• المدينة أو المنطقة.
• الملاحظات.

إن لم يكن لديك ملف منظّم، فابدأ من قالب العملاء المحتملين.

أرقام الهواتف

• اجعل عمود الهاتف بتنسيق «نص» في Excel، حتى لا يحذف الصفر من أول الرقم.
• ضع رقمًا واحدًا في كل خلية. وإن كان للعميل رقمان، فضع الثاني في عمود آخر.
• لا تقلق من اختلاف الكتابة بين 010 و2010 و+2010. فالنظام يطابق الأرقام بآخر 9 أرقام منها.

نظّف قبل أن تنقل

احذف الصفوف الفارغة، وصفوف المجاميع في آخر الجدول، والأعمدة التي لا تحتاجها. وتأكّد أن الملف ليس فيه أكثر من ورقة عمل تحمل بيانات مختلفة.

جرّب على عيّنة أولًا

قبل أن تستورد آلاف الصفوف، انسخ أول 10 صفوف في ملف منفصل واستوردها. راجع العملاء العشرة في النظام: هل الأسماء في مكانها؟ هل الأرقام كاملة؟ هل المصدر صحيح؟ إن كان كل شيء سليمًا، استورد الملف كاملًا بالمطابقة نفسها. وإن وجدت خطأ، صحّحه في الملف وأعد المحاولة، وأرشف العملاء التجريبيين.

الطريقة الأولى: الاستيراد من الموقع بملف CSV

على الموقع تستورد الملف بصيغة CSV. ومن Excel تحفظه هكذا: «حفظ باسم» ثم اختر «CSV UTF-8 (محدد بفاصلة)». صيغة UTF-8 تحفظ الحروف العربية سليمة.

ثم تمرّ بخمس خطوات:

1. الرفع: ترفع الملف من شاشة استيراد العملاء.
2. المطابقة: تربط كل عمود في ملفك بالحقل المناسب في النظام: هذا الاسم، وهذا الهاتف، وهذا المصدر.
3. المعاينة: ترى عينة من الصفوف كما ستدخل النظام، قبل أن يُحفظ شيء.
4. الخيارات: تحدّد إعدادات الاستيراد قبل التنفيذ.
5. النتيجة: ترى عدد الصفوف التي دخلت، وما لم يدخل وسببه.

مشكلة الفاصلة المنقوطة في Excel العربي

إن كان جهازك مضبوطًا على الإعدادات الإقليمية العربية، فقد يحفظ Excel ملف CSV بفاصلة منقوطة بين الأعمدة بدل الفاصلة. وفي برامج كثيرة يظهر الملف كله في عمود واحد. أما Omnixtrack فيكتشف نوع الفاصل تلقائيًّا، في الموقع وفي التطبيق، فيقرأ الملف صحيحًا دون أن تغيّر شيئًا في إعدادات جهازك.

الطريقة الثانية: الاستيراد من تطبيق الهاتف بملف xlsx أو CSV

في تطبيق Omnixtrack CRM لأندرويد ترفع ملف Excel بصيغته الأصلية xlsx مباشرة، أو ملف CSV. وهذه الطريقة مناسبة إن كان الملف على هاتفك، أو وصلك على واتساب أو البريد.

1. افتح «إضافة عميل» واختر الاستيراد من ملف.
2. نزّل القالب الجاهز من التطبيق إن أردت أن تبدأ بأعمدة مرتّبة.
3. اختر الملف من هاتفك.
4. تابع الخطوات على الشاشة حتى يكتمل الاستيراد.

التكرار: العميل نفسه مرتين

ملفات Excel القديمة مليئة بالتكرار: العميل نفسه مكتوب مرّة بصفر في أول رقمه ومرّة بدونه، أو مكتوب في ورقتين مختلفتين. ويكشف النظام التكرار برقم الهاتف، فلا يُنشئ للعميل ملفين.

وبعد الاستيراد تستطيع أيضًا تشغيل فحص التكرار على كل العملاء. فيعرض لك الملفات المتشابهة، وتختار لكل حالة: دمج الملفين في ملف واحد، أو تجاهل التشابه إن كانا شخصين مختلفين.

حدود الباقة

• الخطة المجانية: حتى 100 عميل محتمل.
• الباقة الأساسية: حتى 10,000 عميل محتمل.
• الباقة المتقدّمة: بلا حدود.

وإن كان ملفك أكبر من المتبقي في باقتك، يُدخل النظام ما يتسع له الحد، ويخبرك بما لم يدخل. وفي التجربة المجانية لمدة 7 أيام لا يوجد حد، فاستورد ملفك كاملًا وجرّب عليه. التفاصيل في صفحة الأسعار.

بعد الاستيراد: من قائمة إلى نظام

دخل العملاء النظام. والآن حوّل القائمة إلى عمل:

1. وزّع العملاء على الموظفين، فرديًّا أو دفعة واحدة باختيار عدة عملاء وتغيير المسؤول.
2. قسّمهم في قوائم حسب المدينة أو المصدر أو الاهتمام، ثم خاطب كل قائمة برسالة تخصّها.
3. أضف وسومًا للعملاء المهمين أو لعملاء معرض بعينه.
4. حدّد متابعة لكل عميل نشط. التفاصيل في برنامج متابعة العملاء.
5. أضف حقولًا مخصّصة إن كانت لديك معلومات خاصة بنشاطك، مثل نوع الوحدة أو الميزانية.

وتستطيع في أي وقت تصدير العملاء من النظام إلى ملف Excel أو CSV، لمن يملك صلاحية التصدير. فبياناتك تبقى معك.

مصادر أخرى غير Excel

• جهات اتصال الهاتف: من التطبيق تختار عدة جهات اتصال وتضيفها دفعة واحدة.
• جهات اتصال واتساب: تستوردها من الرقم المربوط بالنظام. التفاصيل في تحويل محادثات واتساب إلى عملاء.
• Google Sheets: إن كانت نماذجك تصبّ في جدول بيانات، تربطه بالنظام من مركز التكاملات.
• الإعلانات والنماذج: يصل العملاء تلقائيًّا دون ملفات. التفاصيل في عملاء إعلانات فيسبوك.

أخطاء شائعة في الاستيراد

• الأرقام بصيغة علمية: يحوّل Excel الأرقام الطويلة أحيانًا إلى شكل مثل 2.01E+11. اجعل العمود نصًّا قبل إدخال الأرقام، أو قبل الحفظ.
• حذف الصفر الأول: يحدث عندما يكون العمود بتنسيق «رقم».
• حروف عربية غير مقروءة: احفظ الملف بصيغة CSV UTF-8.
• عناوين في أكثر من صف: اجعل صف العناوين واحدًا.
• أكثر من رقم في خلية: افصلها في أعمدة.

ابدأ التجربة المجانية واستورد ملف عملائك اليوم. ستعرف خلال دقائق كيف يبدو عملك داخل نظام بدل جدول.