عملاء واتساب: كل محادثة جديدة تصبح عميلًا له ملف ومتابعة

في كثير من الشركات المصرية يبدأ البيع برسالة على واتساب: «السلام عليكم، بكم هذا؟». ترد عليها الموظفة، ويطلب العميل وقتًا للتفكير، ثم تمتلئ المحادثات بغيره. وبعد أسبوع لا يذكره أحد. وإذا غادرت الموظفة العمل، غادرت معها كل المحادثات، لأنها على هاتفها الشخصي.

واتساب ممتاز للتواصل، لكنه ليس نظامًا لإدارة العملاء. وفي هذه الصفحة نشرح كيف تحوّل محادثات واتساب إلى عملاء في Omnixtrack: لكل عميل ملف، ومسؤول، وموعد متابعة، وتبقى المحادثة ملكًا للشركة.

لماذا لا يكفي واتساب وحده؟

• لا مسؤول واضح: إذا راسل العميل رقمين في الشركة، لا يعرف أحد من يتولّاه.
• لا موعد متابعة: واتساب لا يذكّرك بأن العميل طلب مهلة حتى الخميس.
• لا مراحل: لا تعرف من سأل فقط، ومن طلب عرض سعر، ومن اقترب من الشراء.
• لا أرقام: لا تعرف كم عميلًا راسلك هذا الشهر، ولا كم منهم اشترى.
• لا رقابة: المدير لا يرى هل رُدّ على العميل أم لا، إلا إذا أخذ هاتف الموظف.

الخطوة الأولى: اربط أرقام الفريق بالنظام

يربط كل موظف رقم واتساب الخاص به بالنظام برمز ربط من 8 خانات، يُدخله في واتساب على هاتفه. ويبقى واتساب يعمل على الهاتف كالمعتاد، وتظهر المحادثات في النظام أيضًا.

بعد الربط:

• تصل الرسائل الجديدة إلى صندوق محادثات الفريق لحظة وصولها.
• يرسل الموظف ويستقبل من النظام النصوص والصور والفيديو والرسائل الصوتية والملفات.
• الرسائل التي يرسلها الموظف من هاتفه مباشرة تُسجَّل في محادثة العميل أيضًا، فيبقى الخيط كاملًا من الطرفين.
• كل محادثة مربوطة بملف العميل، فيكملها أي زميل من حيث توقّفت.

ولا نحاسبك على عدد الرسائل في هذا الربط. والتفاصيل الكاملة في صفحة واتساب CRM.

خمس طرق لتحويل محادثة واتساب إلى عميل

1. من صندوق المحادثات بضغطة

راسلك رقم غير مسجّل؟ تظهر المحادثة في الصندوق، وتحوّلها إلى عميل بضغطة. يُنشأ ملف العميل برقمه، ويُسجَّل مصدره واتساب، ثم تحدّد له مسؤولًا ومتابعة.

2. التقاط المحادثات الجديدة من إشعارات الهاتف

في تطبيق Omnixtrack CRM لأندرويد يمكن أن يقرأ التطبيق إشعارات واتساب وواتساب للأعمال على هاتفك. فإذا وصلتك رسالة من رقم غير محفوظ، تظهر في سجلّ داخل التطبيق، وتختار:

• أن تحوّلها إلى عميل يدويًّا من السجلّ.
• أو أن تُضاف الأرقام الجديدة تلقائيًّا إلى قائمة تختارها.

يطلب التطبيق موافقتك الصريحة على كل جهاز قبل تفعيل هذه الميزة، ويشرح ما يقرؤه. ويمنع النظام إنشاء عميل جديد مع كل رسالة من الرقم نفسه، ويستبعد المحادثات الشخصية.

3. المشاركة إلى التطبيق

من واتساب على هاتفك، شارك جهة اتصال العميل أو رسالته إلى تطبيق Omnixtrack. يفتح التطبيق شاشة إضافة عميل وقد مُلئ الاسم والرقم، والمصدر «واتساب». تراجعها وتحفظ.

4. استيراد جهات اتصال واتساب

بعد ربط الرقم، تستطيع استيراد جهات الاتصال من حساب واتساب المربوط إلى قائمة العملاء دفعة واحدة. ويفحص النظام التكرار برقم الهاتف، فلا يُضاف العميل نفسه مرتين.

5. رابط واتساب في إعلاناتك وموقعك

ضع رابط محادثة مباشرًا في إعلانك وصفحتك على فيسبوك وموقعك، مع رسالة جاهزة يرسلها العميل. أنشئ الرابط من مولّد روابط واتساب. وعندما يرسل العميل الرسالة، تصل إلى صندوق المحادثات فتحوّلها إلى عميل. وتجد طرق ربط الإعلانات في عملاء إعلانات فيسبوك.

بعد إنشاء العميل

صار للمحادثة ملف. والآن:

1. حدّد المسؤول. أو اترك قواعد التوزيع تسنده تلقائيًّا حسب المصدر أو المنطقة.
2. حدّد موعد المتابعة. ويرنّ المنبّه على هاتف الموظف في موعدها.
3. ضعه في مرحلته على مسار الصفقات: مهتم، أو طلب عرض سعر، أو تفاوض.
4. أرسل عرض السعر PDF على واتساب من التطبيق مباشرة. التفاصيل في عروض الأسعار.
5. سجّل النتيجة عند الإغلاق، مكسوبة أو مفقودة مع السبب.

وفي العيادات، يرسل النظام تذكير الموعد للمريض على واتساب تلقائيًّا. التفاصيل في برنامج العيادات.

مثال: من رسالة إلى صفقة

هذا مثال افتراضي لمعرض أثاث صغير:

1. يرسل عميل جديد صورة كنبة ويسأل عن سعرها، على رقم واتساب الموظفة منى.
2. تظهر المحادثة في صندوق المحادثات، فتحوّلها منى إلى عميل بضغطة، والمصدر «واتساب».
3. تردّ على العميل من النظام بصور الألوان المتاحة، وتحدّد متابعة بعد يومين.
4. في موعد المتابعة يرنّ المنبّه على هاتفها، فتراسله وتعرف أنه ينتظر عرض سعر لثلاث قطع.
5. ترسل له عرض السعر PDF على واتساب، وتنقل العميل إلى مرحلة «عرض سعر».
6. يوافق العميل، فيتحوّل العرض إلى فاتورة بضغطة.

وإذا كانت منى في إجازة، يفتح زميلها ملف العميل فيقرأ المحادثة كاملة ويكمل من حيث توقّفت.

الفريق والخصوصية

• كل موظف يرى محادثاته. ولا يرى محادثات زملائه إلا من منحه المدير صلاحية رؤية الجميع.
• فلتر الموظف والقسم. يرى المدير محادثات موظف بعينه أو قسم كامل.
• إسناد واستلام. يسند المدير المحادثة لموظف، أو يستلمها موظف بنفسه.
• ملاحظات داخلية. يكتب الموظف ملاحظة على المحادثة لا يراها العميل.
• إغلاق وأرشفة وحظر. لكل محادثة حالة واضحة، وتُحظر الأرقام المزعجة.
• تقييم المحادثة بعد انتهائها.
• عند مغادرة موظف يحدّد المدير من ينتقل إليه عملاؤه، وتبقى المحادثات في النظام.

الرسائل الجماعية والمجدولة

• الرسائل المجدولة: جدول رسالة واحدة أو رسائل لمجموعة في وقت محدّد، مثل تذكير بعرض ينتهي غدًا. وهي ضمن الباقة الأساسية.
• [الحملات](/features/campaigns): أرسل رسالة واتساب لشريحة من العملاء بقالب جاهز، مع فاصل زمني بين الرسائل، ثم راجع النتائج. وهي ضمن الباقة المتقدّمة.
• [الأتمتة](/features/automation): عند وصول رسالة أو دخول عميل جديد، أرسل ردًّا أو أنشئ مهمة أو أبلغ المدير. وهي ضمن الباقة المتقدّمة.

ولمن لديه حساب أعمال لدى Meta، يمكن أيضًا ربط WhatsApp Cloud API بالنظام، مع قوالب رسائل تُرسل للموافقة.

قواعد عملية لعملاء واتساب

• ردّ على الرسالة الأولى في أسرع وقت. العميل الذي راسل ثلاث شركات يختار من ردّ أولًا.
• احفظ اسم العميل في النظام من أول رسالة، لا بعد أن يشتري.
• لا تنهِ المحادثة دون خطوة تالية: موعد اتصال، أو عرض سعر، أو زيارة.
• استخدم الوسوم والقوائم لتقسيم العملاء حسب اهتمامهم، ثم خاطب كل قائمة برسالة تخصّها.
• راجع المحادثات غير المقروءة في نهاية كل يوم. وتصلك في الملخّص اليومي على البريد.

جرّب Omnixtrack مجانًا لمدة 7 أيام واربط رقم واتساب واحد اليوم. والأسعار في صفحة الأسعار.