صندوق وارد موحد لفريقك: رقم واتساب واحد وأكثر من موظف

كثير من الشركات لديها رقم واتساب واحد يعرفه العملاء، وفريق من ثلاثة أو خمسة موظفين يرد عليه. الحل المعتاد أن يبقى الرقم على هاتف واحد يتناوب عليه الجميع، أو أن يُفتح على أكثر من جهاز دون أن يعرف أحد من رد على من. النتيجة رسائل بلا رد، أو عميل يتلقى ردّين مختلفين.

مركز المحادثات في Omnixtrack صندوق وارد موحد للفريق. يُربط الرقم مرة واحدة، ويرد منه أكثر من موظف، ولكل محادثة مسؤول معروف.

كيف يرد أكثر من موظف من رقم واتساب واحد؟

1. يربط موظف واحد رقم الشركة بالنظام برمز ربط من «الأجهزة المرتبطة» في واتساب. الخطوات في صفحة ربط واتساب بنظام CRM.
2. تصل كل رسالة على الرقم إلى مركز المحادثات.
3. تُسند المحادثة إلى موظف، أو يسحبها الموظف لنفسه بزر «سحب المحادثة».
4. يرد الموظف من الويب أو من تطبيق أندرويد، فيخرج الرد من رقم الشركة الذي كتب إليه العميل.

النقطة الأخيرة مهمة. الرد يخرج من الرقم نفسه الذي راسله العميل، فلا يصله رد من رقم لا يعرفه، ولا تنقسم المحادثة إلى خيطين.

ويستطيع كل موظف أيضًا ربط رقمه الخاص إن كان يتعامل مع عملائه من رقمه. فتجتمع أرقام الفريق كلها في شاشة واحدة.

القنوات التي يجمعها الصندوق

• واتساب: نصوص وصور وفيديو ورسائل صوتية وملفات، في الاتجاهين.
• ماسنجر: رسائل صفحتك على فيسبوك، بعد ربط الصفحة من شاشة القنوات.
• إنستجرام: الرسائل المباشرة لحسابك، بعد ربطه من شاشة القنوات.
• المحادثات الداخلية: محادثة مباشرة بين موظفين داخل النظام، مع إظهار من هو متصل الآن.

كل محادثة مع عميل مرتبطة بملفه، فيرى الموظف تاريخ العميل ومتابعاته وصفقاته وهو يرد.

أدوات العمل على المحادثة

الملاحظة الداخلية تحل مشكلة شائعة. بدل أن يكتب الموظف لزميله في مجموعة جانبية «العميل طلب خصمًا»، يكتبها داخل المحادثة نفسها، فيقرؤها من يكمل الرد.

من يرى ماذا؟

الصندوق الموحد لا يعني أن كل موظف يقرأ كل شيء. القواعد في Omnixtrack واضحة:

• الموظف يرى المحادثات المسندة إليه.
• من يملك صلاحية «عرض كل المحادثات»، مثل المدير أو صاحب الشركة، يرى محادثات الفريق كله.
• التصفية حسب الموظف أو حسب القسم متاحة لمن يرى الكل.

تُضبط الصلاحيات من شاشة الأدوار والصلاحيات، ويمكن منح موظف بعينه صلاحية أو منعها عنه دون تغيير دوره.

لوحة مركز المحادثات للمدير

لوحة المحادثات تعطي المدير ما يحتاجه في نظرة واحدة:

• مؤشرات المحادثات المفتوحة وغير المقروءة.
• عدد محادثات كل موظف على كل قناة، وحالة تواجده.
• تنبيهات بالمحادثات التي تحتاج تدخلًا.

بهذا يعرف المدير من عليه ضغط كبير، فيعيد توزيع المحادثات قبل أن ينتظر العميل.

لماذا صندوق موحد بدل هاتف مشترك؟

• لا تضيع رسالة: كل رسالة في قائمة واحدة، وغير المقروء ظاهر.
• لا يتكرر الرد: المحادثة لها مسؤول واحد معروف.
• لا يضيع السياق: المحادثة في ملف العميل، فيكمل أي زميل من حيث توقف غيره.
• العمل من أي مكان: الويب للمكتب، وتطبيق أندرويد للموظف خارج المكتب.

لمن يناسب؟

يناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة التي يرد فيها أكثر من شخص على العملاء، مثل الشركات الصغيرة ومتاجر التجزئة وشركات السياحة. ويناسب فرق خدمة العملاء التي تحوّل المحادثة إلى مشكلة تُتابع حتى الحل، وهنا يفيد ربطه مع تذاكر الدعم الفني.

وإذا كان هدفك ألا يسقط عميل بين الرسائل والمواعيد، اقرأ برنامج متابعة العملاء.

ابدأ الآن

مركز المحادثات ضمن الباقة الأساسية، والسعر بعدد المستخدمين. التفاصيل في صفحة الأسعار. جرّب كل الوحدات 7 أيام مجانًا: ابدأ التجربة المجانية.