برنامج إدارة عيادات بلغة العيادة: من الحجز إلى الكشف والمتابعة

يوم العيادة يبدأ بالهاتف ولا ينتهي. مريض يحجز على واتساب، وآخر يسأل عن دوره في الانتظار، وثالث لم يحضر موعده ولم يعتذر، والطبيب يريد أن يعرف ما كُتب في الكشف السابق قبل أن يدخل المريض. برنامج إدارة عيادات جيد يرتّب هذا كله في شاشة واحدة يعمل عليها الاستقبال والطبيب معًا.

Omnixtrack نظام عربي يتكيّف مع القطاع الطبي. حين يكون نشاط حسابك طبيًّا تتغيّر لغة النظام كلها: «العملاء» يصبحون «المرضى»، و«مسار البيع» يصبح «مسار العلاج»، و«المنتجات» تصبح «الخدمات الطبية»، و«قيمة الصفقة» تصبح «قيمة الكشف». وتظهر وحدات خاصة بالعيادات: حجز المواعيد، وطابور المرضى، والملف الطبي. ويختفي مؤشر تأهيل العميل البيعي لأنه لا معنى له في عيادة.

ما الذي يتعب العيادات اليوم؟

• الحجز على الدفتر وواتساب. موعدان في الساعة نفسها، أو موعد كُتب ولم يُبلَّغ به الطبيب.
• المريض لا يحضر. لا تأكيد قبل الموعد، ولا سجل يقول كم مرة تغيّب.
• الانتظار بلا نظام. المرضى يسألون الاستقبال كل دقيقتين: باقي كم واحد قبلي؟
• تاريخ المريض متفرّق. الحساسية من دواء معيّن مكتوبة في ورقة، والتشخيص السابق في ملف آخر.
• المتابعة بعد الكشف تُنسى. الطبيب يطلب مراجعة بعد أسبوعين، ولا أحد يحجزها.
• الحسابات منفصلة. قيمة الكشوف والخدمات في دفتر، والمتأخر في الدفع غير معروف.

وحدات برنامج إدارة عيادات في Omnixtrack

حجز المواعيد

يختار الاستقبال اليوم من شريط الأيام القادمة، ثم الوقت من فترات الصباح والمساء، ومدة الموعد، والطبيب، وسبب الزيارة. لكل موعد حالة واضحة: محجوز، مؤكَّد، تمّ، أُلغي، لم يحضر.

إذا كان رقم واتساب العيادة مربوطًا بالنظام، يرسل Omnixtrack للمريض رسالة تلقائية عند الحجز، وعند التأكيد، وعند تغيير الموعد أو إلغائه. وفي كل موعد زر تذكير يرسل للمريض رسالة بموعده بضغطة واحدة. ويصل للطبيب ولمديري العيادة إشعار داخل النظام عند كل حجز أو نقل موعد.

طابور المرضى

شاشة للاستقبال تعرض المريض الذي في الكشف الآن، وقائمة المنتظرين بترتيبهم وعدد من قبل كل واحد. يضيف الموظف المريض بالاسم والهاتف، ويضغط «التالي» حين يخرج المريض فيدخل من بعده. القائمة تتحدّث مباشرة على كل الأجهزة المفتوحة.

الملف الطبي للمريض

لكل مريض ملف فيه رقم الملف في العيادة، وتاريخ الميلاد، والنوع، وفصيلة الدم، والحساسية، والأمراض المزمنة، والأدوية الحالية، وجهة الاتصال في الطوارئ، وشركة التأمين ورقم التأمين. يقرأ الطبيب هذا كله قبل الكشف.

إنهاء الكشف وحجز المتابعة

عند إنهاء الموعد يكتب الطبيب التشخيص والوصفة والملاحظات وتاريخ المتابعة في خطوة واحدة. وإن طلب حجز موعد المتابعة يُنشأ الموعد ويُرسل للمريض على واتساب. وفي الزيارة التالية يجد الطبيب ما كتبه في السابقة.

بقية الأدوات التي تحتاجها العيادة

• صندوق محادثات واتساب: أسئلة المرضى وطلبات الحجز في مكان واحد، مربوطة بملف كل مريض.
• الفواتير: فاتورة بالخدمات الطبية وأسعارها، مع تسجيل الدفعات الجزئية ومعرفة المتأخر.
• استمارات تسجيل المرضى: رابط تضعه في صفحة العيادة، وكل تسجيل يدخل قائمة المرضى.
• الأدوار والصلاحيات: أنشئ دورًا للاستقبال وآخر للمحاسب، وحدّد لكل دور ما يراه وما يعدّله في كل وحدة.

يوم في عيادة تعمل على Omnixtrack

1. قبل فتح العيادة يراجع الاستقبال مواعيد اليوم، ويرسل تذكيرًا لمن لم يؤكّد.
2. يصل المرضى فيُضافون إلى الطابور. كل مريض يعرف ترتيبه، والطبيب يرى من التالي.
3. قبل الكشف يفتح الطبيب الملف الطبي: حساسية من البنسلين مسجّلة منذ الزيارة الأولى.
4. بعد الكشف يكتب التشخيص والوصفة ويطلب متابعة بعد أسبوعين. يُحجز الموعد وتصل الرسالة للمريض.
5. مريض لم يحضر موعده يُسجَّل «لم يحضر»، فيعرف الاستقبال من يحتاج اتصالًا.
6. في نهاية اليوم تُسجَّل الفواتير والدفعات، ويرى مدير العيادة الإيرادات المحصّلة فعلًا لا المفوترة فقط.

لكل تخصص صفحته

إن كانت عيادتك لطب الأسنان فاقرأ سيستم عيادات الأسنان، ولمراكز العلاج الطبيعي برنامج مركز العلاج الطبيعي، وللتجميل برنامج عيادات التجميل. ولفهم فكرة المتابعة المنتظمة للمرضى راجع برنامج متابعة العملاء.

جرّب البرنامج في عيادتك

ابدأ التجربة المجانية، وأضف موظف الاستقبال والأطباء، واربط رقم واتساب العيادة. الاشتراك بالجنيه المصري، وتفاصيله في صفحة الأسعار.