برنامج مكتب عقارات: نظّم المشترين والملاك والمعاينات بلا دفاتر

مكتب الوساطة العقارية الذي يعمل بلا برنامج مكتب عقارات يعيش على ذاكرة السماسرة. مالك عرض شقته الأسبوع الماضي، ومشترٍ يبحث عن ثلاث غرف في حي بعينه بميزانية محددة، ومستأجر طلب معاينة يوم الخميس. إن كانت هذه المعلومات في دفتر أو في محادثات واتساب متفرقة، فالصفقة تضيع عند أول انشغال.

Omnixtrack نظام CRM عربي يجمع في مكان واحد طلبات العملاء والوحدات المعروضة والمعاينات والمتابعات، ويعمل من المتصفح ومن تطبيق أندرويد. لا يحتاج المكتب إلى برنامج عقاري متخصص ليرتّب عمله، بل إلى نظام يعرف من يبحث عن ماذا، ومن عاين، ومن ينتظر اتصالًا.

مشكلات مكاتب السمسرة اليومية

• الطلب في رأس السمسار. المشتري قال ميزانيته ومنطقته مرة واحدة في مكالمة، ولا أحد كتبها.
• الملاك والوحدات بلا قائمة. عروض الملاك في صور على الهاتف ورسائل صوتية، ولا يمكن البحث فيها.
• المعاينة تُنسى أو تتضارب. سمساران يحجزان الوحدة نفسها في الوقت نفسه، أو يتأخر أحدهما عن عميل جاء من بعيد.
• الرقم الجديد على واتساب يضيع. عميل يرسل استفسارًا من رقم غير محفوظ، ويغرق بين المحادثات الشخصية.
• لا تعرف من فتح العرض. ترسل صور الوحدة لعشرة عملاء، ولا تعرف من اهتم فعلًا.
• العمولة بلا سجل. من جاء بالعميل؟ ومن أتمّ المعاينة؟ أسئلة تتكرر عند كل صفقة.

Omnixtrack برنامج مكتب عقارات: كيف يعمل

ملف لكل عميل بطلبه الكامل

سجّل في ملف كل عميل ما يطلبه: المدينة والمحافظة، وما هو «مهتم به» مثل «شقة 3 غرف»، والميزانية قيمةً للصفقة. وأضف حقولًا مخصّصة لما يخصّ مكتبك، مثل نوع الطلب (شراء، إيجار) وعدد الغرف والدور. فإذا وصلتك وحدة جديدة فلترت العملاء بالمدينة والاهتمام ونطاق القيمة، فظهر لك من يطلب مثلها.

واستخدم الوسوم لتفصل الملاك عن المشترين والمستأجرين، والفلتر بالوسم يعرض كل فئة وحدها. وأضف من تريد إلى قائمة يدوية مثل «مشترو التجمع»، لتراسلهم معًا عند وصول وحدة مناسبة.

الوحدات في كتالوج المنتجات

سجّل الوحدات المعروضة في كتالوج المنتجات والخدمات: الاسم والفئة والسعر والوصف. ومنه تختار الوحدة حين تصدر عرض سعر PDF عربيًّا بشعار مكتبك، وترسله على واتساب.

واتساب بلا أرقام ضائعة

اربط رقم المكتب أو أرقام السماسرة بـصندوق محادثات واتساب، فتصل الرسائل والصور والرسائل الصوتية إلى النظام. وفي تطبيق أندرويد يستطيع السمسار، بعد موافقته، أن يلتقط محادثات الأرقام غير المحفوظة من إشعارات واتساب ويحوّلها إلى عملاء. ويمكنه أيضًا مشاركة جهة اتصال أو محادثة من واتساب إلى التطبيق مباشرة، فتفتح شاشة إضافة عميل مملوءة. التفاصيل في صفحة ليدز واتساب.

المعاينات كزيارات مجدولة

المعاينة في Omnixtrack زيارة ميدانية لها موعد وعنوان. يخطّط المكتب المعاينات في المبيعات الميدانية، ويسجّل السمسار وصوله من التطبيق فيُلتقط موقعه، ثم يكتب نتيجة المعاينة: تمّت، أو تأجّلت، أو لم يحضر العميل. ويرى صاحب المكتب على الخريطة آخر موقع لفريقه أثناء يوم العمل.

وللتذكير بالمعاينة أنشئ متابعة من نوع «زيارة» أو «اجتماع» بموعدها، فيرنّ منبّه المتابعة في هاتف السمسار حتى والشاشة مقفلة.

رابط عرض يخبرك بمن فتحه

ينشئ صاحب المكتب صفحة عرض للوحدة فيها الصور وفيديو من يوتيوب والموقع على الخريطة. يرسل السمسار لكل عميل رابطًا خاصًّا به، ويصله إشعار عند كل فتح. ويعرض تقرير الصفحة من فتح ومن لم يفتح ومن شاهد أكثر من مرة.

مسار البيع والعمولات

مراحل بسيطة تناسب الوساطة: طلب جديد، تم التواصل، معاينة، تفاوض، تمّ البيع أو الإيجار، خاسر. وفي وحدة الأهداف والعمولات تُحتسب عمولة كل سمسار من الصفقات المسجّلة باسمه، ثم تُعتمد وتُصرف.

يوم في مكتب وساطة يعمل على Omnixtrack

1. يصل مالك برسالة على واتساب يعرض شقة. يحفظه السمسار كعميل بوسم «مالك»، ويضيف الوحدة إلى الكتالوج.
2. يفلتر السمسار العملاء بالمدينة والاهتمام ونطاق الميزانية، فتظهر ستة طلبات مطابقة.
3. يرسل لكل منهم رابط صفحة الوحدة. بعد ساعة يصله إشعار بأن اثنين فتحاها.
4. يتصل بهما ويحجز معاينتين في الكشف الميداني يوم الخميس، ومتابعة بمنبّه قبل كل معاينة.
5. يوم الخميس يسجّل وصوله من التطبيق ونتيجة كل معاينة، وينقل أحد العميلين إلى مرحلة «تفاوض».
6. يراجع صاحب المكتب في نهاية الأسبوع عدد المعاينات لكل سمسار، والصفقات التي تمت، والعمولات المستحقة.

صفحات قد تفيدك

شركات التطوير وفرق السيلز الكبيرة تجد تفاصيلها في برنامج CRM للعقارات. وإن كان مكتبك يعمل حتى الآن على شيت فابدأ بـشيت متابعة العملاء، ثم اقرأ عن برنامج متابعة العملاء لتعرف ما الذي يتغير حين تنتقل إلى نظام.

ابدأ بمكتبك اليوم

افتح حسابًا تجريبيًّا مجانيًّا، واستورد قائمة عملائك الحالية، وأضف وحداتك المعروضة إلى الكتالوج. الاشتراك بالجنيه المصري، ويُدفع ببطاقة أو محفظة أو تحويل إنستاباي، والأسعار في صفحة الأسعار.