شيت متابعة العملاء Excel: نموذج جاهز وشرح الأعمدة

شيت متابعة العملاء ملف واحد يجمع كل عميل تتواصل معه، وآخر ما حدث معه، وموعد التواصل القادم. الهدف منه بسيط: ألّا ينتهي يوم العمل وهناك عميل وُعد باتصال ولم يتصل به أحد.

يناسب هذا الشيت الشركات الصغيرة وفرق المبيعات التي تبدأ التنظيم لأول مرة، ويصلح لأي نشاط يتابع عملاءه بالهاتف أو واتساب أو الزيارة: العقارات، والتوريدات، والعيادات، ومراكز التدريب.

أعمدة الشيت

كل صف في الشيت عميل واحد. حدّث الصف نفسه بعد كل تواصل بدلًا من إضافة صف جديد، حتى يبقى لكل عميل سطر واحد واضح.

كيف تستخدم الشيت في 5 خطوات

1. نزّل الملف وافتحه في Excel أو Google Sheets، واحذف صفّي المثال.
2. أدخل كل عملائك الحاليين، واكتب لكل عميل مسؤولًا واحدًا ومرحلة واحدة.
3. بعد كل مكالمة أو رسالة، حدّث ثلاثة أعمدة: تاريخ آخر تواصل، ونتيجة التواصل، وموعد المتابعة القادمة.
4. كل صباح رتّب الشيت حسب عمود «موعد المتابعة القادمة»، وابدأ بالمواعيد المتأخرة ثم مواعيد اليوم.
5. في نهاية الأسبوع فلتر عمود «المرحلة» لتعرف عدد المهتمين ومن وصلهم عرض سعر ومن خسرتهم ولماذا.

متى لا يكفي الشيت؟

الشيت حلّ جيد في البداية، لكنه يبدأ في التعطّل عندما:

• يزيد عدد العملاء على بضع مئات، فيصعب البحث والترتيب.
• يعمل على الملف أكثر من موظف، فتظهر نسخ مختلفة ويُكتب فوق تعديلات الزملاء.
• لا يذكّرك الملف بموعد المتابعة، فأنت من يجب أن يتذكّر فتحه.
• تبقى المحادثات نفسها في هاتف الموظف، فإذا ترك العمل ضاع تاريخ العميل.
• يريد المدير معرفة أداء كل موظف، فيقضي ساعات في الحساب اليدوي.

عند هذه النقطة ينتقل الفريق عادة إلى برنامج متابعة العملاء، حيث تصبح كل متابعة موعدًا له تنبيه، وتُربط المحادثات بملف العميل.

كيف تنقل الشيت إلى Omnixtrack

لن تعيد كتابة عملائك. الأعمدة الأساسية في هذا الشيت مسمّاة بأسماء الحقول نفسها في النظام، فيتعرّف عليها المستورد تلقائيًّا:

• من الموقع: احفظ الملف بصيغة CSV (من Excel اختر «حفظ باسم» ثم «CSV UTF-8»)، وارفعه من صفحة استيراد العملاء. يمرّ الاستيراد بخمس خطوات: الرفع، وربط الأعمدة، والمعاينة، والخيارات، والنتيجة.
• من تطبيق أندرويد: يقرأ التطبيق ملف XLSX مباشرة دون تحويل.

تُستورد أعمدة الاسم ورقم الهاتف والشركة والمصدر والمرحلة والمسؤول والملاحظات إلى ملف كل عميل. أما مواعيد المتابعة القادمة فأنشئها بعد الاستيراد من وحدة المتابعات، ليصلك تنبيه بكل موعد في وقته. وفي خطوة الخيارات تحدّد ما يحدث للعميل المسجّل من قبل: تتجاهله أو تضيفه.

اسم المرحلة في الشيت يجب أن يطابق اسم مرحلة في مسار البيع عندك، وإلا وُضع العميل في المرحلة الافتراضية مع تنبيه في المعاينة. وتجد شرحًا أوسع في صفحة استيراد العملاء من Excel.

إذا كان عملاؤك يصلون من واتساب، فاقرأ أيضًا عن ربط واتساب بنظام إدارة العملاء، ولمرحلة ما قبل المتابعة استخدم شيت الليدز.