شيت حضور وانصراف: نموذج يومي لتسجيل دوام الموظفين

شيت الحضور والانصراف هو السجلّ اليومي لدوام الموظفين: من حضر، ومتى وصل، ومتى غادر، ومن غاب ولماذا. تحتاجه الشركة لحساب ساعات العمل والتأخير، ولمعرفة صورة الالتزام في الفريق خلال الشهر.

يصلح النموذج للشركات الصغيرة والمكاتب ومراكز الخدمة، وللفرق التي يعمل بعض أفرادها من المكتب وبعضهم في الميدان أو من المنزل. كل صف فيه يوم عمل لموظف واحد، فيمكن فلترة الشيت بالموظف أو بالقسم أو بالتاريخ.

أعمدة الشيت

كيف تستخدم الشيت في 5 خطوات

1. اكتب في أعلى الشيت موعد بداية الدوام ونهايته، والحد المسموح به للتأخير قبل احتسابه.
2. سجّل كل يوم صفًّا لكل موظف، حتى في أيام الغياب والإجازات، حتى لا يختلط اليوم الفارغ بيوم لم يُسجَّل.
3. استخدم قيم عمود «الحالة» نفسها دائمًا، ولا تكتب «أجازة» مرة و«إجازة» مرة.
4. في نهاية الأسبوع فلتر بالموظف واجمع ساعات العمل ودقائق التأخير وعدد أيام الغياب.
5. في نهاية الشهر راجع الأرقام مع كل مدير قسم قبل اعتمادها في أي حسابات.

متى لا يكفي الشيت؟

الشيت يعتمد على من يكتبه، وهنا تبدأ مشكلاته:

• يُسجَّل الحضور من الذاكرة في آخر اليوم، فيُكتب وقت تقريبي لا الوقت الحقيقي.
• يعمل بعض الموظفين في الميدان أو من المنزل، ولا يمرّون على المكتب ليسجّلوا.
• يحتاج المدير إلى معرفة من بدأ يومه الآن، لا في آخر الأسبوع.
• يريد المدير ربط الحضور بما أنجزه الموظف فعلًا من مكالمات وزيارات.

في وحدة الحضور والانصراف في Omnixtrack يسجّل الموظف حضوره وانصرافه من التطبيق بزر واحد، ويُحفظ الوقت الفعلي، وتُحسب دقائق العمل من الوقتين تلقائيًّا. ويستطيع المدير إضافة يوم يدويًّا أو تعديله بالحالات نفسها الموجودة في هذا الشيت: حاضر وغائب وإجازة وعمل عن بعد وعطلة. ثم يظهر ملخّص يومي للفريق، ويُربط الحضور بتقييم الأداء في صفحة أداء الموظفين.

كيف تنقل الشيت إلى Omnixtrack

سجلّ الحضور القديم لا يُستورد، لأن الحضور في النظام يُسجَّل لحظة حدوثه. الانتقال يكون من تاريخ محدّد:

1. احتفظ بالشيت أرشيفًا للأشهر السابقة، واحفظ منه نسخة بصيغة CSV أو PDF.
2. أضف الموظفين إلى النظام من صفحة الفريق، فتصل كل موظف دعوة على بريده.
3. اختر يوم بداية، واطلب من الجميع التسجيل من التطبيق ابتداءً منه.
4. في الأيام الأولى راجع الملخّص اليومي، وأدخل يدويًّا ما فات أي موظف تسجيله.

أما إن كانت لديك بيانات عملاء في شيتات أخرى، فاحفظها بصيغة CSV واستوردها من صفحة استيراد العملاء في الموقع، أو ارفعها بصيغة XLSX من تطبيق أندرويد. ولفرق الميدان اقرأ عن المبيعات الميدانية وتسجيل الزيارات بالموقع.