برنامج إدارة الصيانة: من طلب العميل إلى توقيعه على إنجاز العمل

شركة الصيانة تبيع الثقة قبل أن تبيع الخدمة. العميل الذي تعطّل تكييفه أو مصعده أو شبكته يريد أن يعرف متى يصل الفني، وأن يتأكد أن العمل تمّ، وأن يجد من يرد عليه إذا عاد العطل. برنامج إدارة الصيانة الجيد يربط هذه السلسلة كلها: الطلب، والفني، والزيارة، وإثبات الإنجاز، والفاتورة، وعقد الصيانة الذي يقترب موعد تجديده.

Omnixtrack نظام عربي يعمل من المتصفح لمكتب العمليات ومن تطبيق أندرويد للفنيين. يناسب شركات صيانة التكييف والأجهزة والمصاعد، وشركات الشبكات والكاميرات، وخدمات التركيب والتنظيف ومكافحة الحشرات، وكل فريق يعمل عند العميل لا في المكتب.

مشكلات شركات الخدمات الميدانية

• الطلب يُسجَّل في ورقة. العميل اتصل أمس، ولا أحد يعرف من استلم طلبه أو أين وصل.
• الفني بلا جدول واضح. الزيارات تُوزَّع بالهاتف صباحًا وتتغير بالرسائل طوال اليوم.
• لا دليل على الإنجاز. الفني يقول إن العطل أُصلح، والعميل يقول إن أحدًا لم يأتِ.
• الأعطال المتكررة بلا تاريخ. الجهاز نفسه أُصلح ثلاث مرات، ولا سجل يقول ذلك.
• عقود الصيانة تنتهي بصمت. عقد سنوي انتهى منذ شهر، ولم يتصل أحد للتجديد.
• الصيانة الدورية تُنسى. زيارة كل ثلاثة أشهر مكتوبة في جدول لا يراجعه أحد.

ماذا يقدّم برنامج إدارة الصيانة في Omnixtrack؟

طلبات العملاء برقم ومراحل

كل طلب صيانة يصل يُسجَّل في وحدة التشغيل برقم تلقائي، وله أولوية وموظف مسؤول وموعد استحقاق. ويمرّ بمراحل واضحة: جديد، بانتظار الموافقة، قيد التنفيذ، جاهز، قيد التسليم، مكتمل، ويمكن تعليقه أو إلغاؤه. والطلب الذي تجاوز موعده يظهر متأخرًا. ولكل طلب سلسلة ردود تحفظ ما دار مع العميل. والشكاوى والأعطال المتكررة تُسجَّل تذاكر دعم برقم ومراحل، مع قياس زمن أول رد.

زيارات الفنيين بالموقع والصورة

في المبيعات الميدانية تُخطَّط زيارة الفني بموعدها وعنوانها وفترتها الزمنية. يسجّل الفني وصوله من التطبيق فيُلتقط موقعه، ويرفق صورة من المكان، ويسجّل النتيجة والملاحظات. ويرى مشرف العمليات آخر موقع لكل فني وسجل نشاطه في شاشة متابعة الفريق. وإن غاب فني أعيد إسناد زياراته إلى زميل.

إثبات الإنجاز: صورة أو رمز أو توقيع

في وحدة المهام تمرّ مهمة الفني بمراحل: استلام، بدء، إيقاف مؤقت، طلب مساعدة، طلب تمديد، تسليم، ثم اعتماد المشرف أو رفضه. ويستطيع المشرف أن يطلب إثباتًا للإنجاز: صورة أو ملف، أو مسح رمز QR أو باركود ملصق على الجهاز، أو توقيع العميل على شاشة الهاتف. وتُحتسب نقاط للفنيين ولوحة ترتيب تعرض الأكثر إنجازًا.

الصيانة الدورية والعقود

المهام المتكررة تُنشأ تلقائيًّا يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا، فتظهر زيارة الصيانة الدورية في موعدها دون أن يتذكرها أحد. وعقود الصيانة تُرفع في وحدة العقود بتاريخ بدايتها وانتهائها وقيمتها، ويصلك تنبيه قبل الانتهاء بوقت يسمح بالتجديد.

عروض الأسعار والفواتير

يصدر المكتب عرض سعر لقطع الغيار والمصنعية بملف PDF عربي، ويحوّله إلى فاتورة بعد الموافقة. وفي الكتالوج تسجّل الخدمات بوحدتها: بالساعة أو باليوم أو بالخدمة. وتقبل الفاتورة الدفع على دفعات، ويظهر المتأخر في السداد.

أتمتة الرسائل للعميل

ابنِ سيناريو في الأتمتة: عند إتمام زيارة، أرسل للعميل رسالة واتساب تشكره وتخبره برقم طلبه. أو عند تأخر مهمة، نبّه المشرف. وجرّب السيناريو قبل تفعيله، وراجع سجل تنفيذه.

يوم في شركة صيانة على Omnixtrack

1. 8:00 يفتح مشرف العمليات الطلبات الجديدة: سبعة طلبات منذ أمس، أحدها عطل متكرر لعميل بعقد سنوي.
2. يوزّع الطلبات على الفنيين حسب المنطقة، فيجد كل فني زياراته في تطبيقه.
3. يصل الفني إلى العميل ويسجّل وصوله، ويمسح رمز الجهاز، ويصوّر العطل.
4. بعد الإصلاح يوقّع العميل على شاشة الهاتف، ويسلّم الفني المهمة. تصل العميل رسالة واتساب برقم طلبه.
5. ظهرًا يعتمد المشرف المهام المنجزة، ويرسل عرض سعر لقطعة غيار تحتاج موافقة العميل.
6. مساءً يصل تنبيه: عقد صيانة ينتهي بعد ثلاثين يومًا. يضيف المشرف متابعة للتجديد غدًا.

صفحات مرتبطة

قالب تقرير الزيارة يفيدك إن كنت تبدأ من الورق. ولفرق البيع الميداني والتوزيع صفحة متابعة المناديب. ولمقارنة الأنظمة المتاحة في السوق المحلية اقرأ دليل برامج CRM في مصر.

جرّب مع فريقك

افتح حسابًا تجريبيًّا مجانيًّا، وأضف فنيين اثنين، وسجّل طلبات أسبوع واحد، ثم قارن. الاشتراك بالجنيه المصري، وتختلف الوحدات المتاحة حسب الباقة، والتفاصيل في صفحة الأسعار.