أتمتة المبيعات والرد التلقائي: النظام يعمل نيابة عنك

جزء كبير من يوم فريق المبيعات أعمال متكررة. عميل جديد يدخل، فيُرسل له ترحيب، ويُسند إلى موظف، وتُنشأ له متابعة. صفقة تُكسب، فيُبلَّغ المدير وتُنشأ مهمة تسليم. متابعة يفوت موعدها، فيجب أن يعرف أحد. كل خطوة من هذه بسيطة، لكن نسيان واحدة منها يكلفك عميلًا.

الأتمتة في Omnixtrack تنفذ هذه الخطوات وحدها. تكتب القاعدة مرة بصيغة «عندما يحدث كذا، افعل كذا»، ويطبّقها النظام على كل حالة.

كيف تعمل الأتمتة؟

كل سيناريو له ثلاثة أجزاء:

1. المشغّل: الحدث الذي يبدأ السيناريو.
2. الشروط: اختيارية، تحدد متى يعمل السيناريو ومتى يتجاوز.
3. الإجراءات: ما ينفذه النظام.

المشغّلات المتاحة

• عميل محتمل جديد.
• تغيّرت مرحلة العميل.
• أُسند عميل إلى موظف.
• صفقة مكسوبة.
• متابعة فات موعدها.
• مهمة فات موعدها.
• فاتورة سُدّدت بالكامل.
• انتهاء زيارة ميدانية.
• وصلت رسالة واتساب من عميل.
• موعد محدد: كل يوم، أو كل أسبوع، أو كل شهر، أو في وقت تحدده.

الإجراءات المتاحة

• إرسال رسالة واتساب للعميل، أو للموظف المسؤول، أو لصاحب الشركة، أو لرقم محدد.
• إرسال بريد إلكتروني للعميل.
• إرسال إشعار داخل التطبيق، أو تنبيه المدير.
• إنشاء مهمة أو متابعة.
• تغيير مرحلة العميل، أو تغيير المسؤول عنه.
• إضافة وسم.
• إرسال طلب إلى رابط خارجي لربط نظام آخر.

في نص الرسالة تكتب {{leadName}} ليظهر اسم العميل مكانها.

الرد التلقائي على رسائل واتساب

الرد التلقائي من أكثر ما تبحث عنه الشركات. في Omnixtrack تبنيه بمشغّل «وصلت رسالة واتساب من عميل» وإجراء «إرسال رسالة واتساب» إلى العميل نفسه. يعمل المشغّل خلال دقيقة من وصول الرسالة.

ويمكنك تقييد الرد بشرط على بيانات العميل، مثل أن تكون مرحلته «جديد» أو مصدره «فيسبوك»، فيصل الترحيب ورقم خدمة العملاء ومواعيد العمل للعميل الجديد، بينما يتولى الموظف الرد على العميل الحالي. ويُسجَّل الرد التلقائي في محادثة العميل في مركز المحادثات، فيعرف الموظف ما قيل قبله.

أمثلة سيناريوهات جاهزة للتطبيق

ابدأ بسيناريو واحد صغير، وراقب نتيجته في سجل التشغيل، ثم زد.

منشئ السيناريوهات المرئي على الويب

على الويب تبني السيناريو على لوحة مرئية: كل خطوة مربع، وتصل المربعات بخطوط. وبجانب المشغّل والإجراء تجد:

• شرط بفرعين: نعم ولا، مع شروط مركّبة بـ «و» و«أو» و«ليس».
• تفرّع إلى أكثر من مسار حسب قيمة.
• انتظار مدة محددة قبل الخطوة التالية، مثل الانتظار 3 أيام.
• تكرار على مجموعة من العناصر.
• تنفيذ متوازٍ لأكثر من مسار ثم دمجها.
• اعتماد يوقف السيناريو حتى يوافق مدير.

ولكل سيناريو إصدارات تقارن بينها وتسترجع أي إصدار سابق، ونسخ، ونشر، وإيقاف مؤقت، وتشغيل يدوي، وتشغيل تجريبي قبل التفعيل. والسيناريو المجدول يحترم ساعات العمل وأيام الإجازات التي تحددها.

على تطبيق أندرويد: جملة بدل لوحة

في التطبيق تبني السيناريو كجملة: «عندما يُرسل عميل رسالة واتساب، أرسل رسالة واتساب». تختار المشغّل والإجراء من قوائم بالعربية، ثم تضغط «جرّب الآن» لتراه يعمل على سجل حقيقي قبل التفعيل.

سجل التشغيل: ماذا حدث ولماذا

كل تشغيل يُسجَّل: متى بدأ، وأي خطوة نُفّذت، وأين توقف. وإذا فشلت خطوة، يشرح السجل السبب بالعربية، مثل أن العميل لا يملك رقم هاتف، أو أن الموظف المسؤول لم يسجّل رقمه. وتعرض لوحة التحليلات عدد مرات التشغيل ونجاحها لكل سيناريو، ويمكن تصدير السجل ملف CSV.

التوزيع التلقائي للعملاء

جزء آخر من أتمتة المبيعات توزيع العملاء الجدد. من قواعد الإسناد تحدد الشرط، مثل المصدر أو المنطقة أو الأولوية أو حجم الشركة، ثم الإجراء: إسناد إلى موظف، أو إلى فريق، أو بالتناوب بين مجموعة موظفين.

لمن تناسب الأتمتة؟

• فريق يصله عملاء كثيرون من الإعلانات ولا يرد على الجميع بسرعة. اقرأ عملاء إعلانات فيسبوك.
• شركة تريد ألا تسقط متابعة. اقرأ برنامج متابعة العملاء.
• مكاتب العقارات والسياحة التي يحتاج فيها العميل إلى رد سريع.

ابدأ الآن

الأتمتة ضمن الباقة المتقدّمة. التفاصيل في صفحة الأسعار. جرّب كل الوحدات 7 أيام مجانًا وابنِ أول سيناريو: ابدأ التجربة المجانية. وللمزيد اقرأ دليل برامج CRM في مصر.