برنامج متابعة المناديب: اعرف أين زار فريقك وماذا باع وماذا حصّل

مدير التوزيع يعرف شعور نهاية الشهر: المندوب يقول إنه زار ثلاثين عميلًا، والمبيعات لا تعكس ذلك، والتحصيل متأخر، ولا دليل على أي شيء. ومدير مناديب الأدوية يعرف شعورًا مشابهًا: كم طبيبًا زار المندوب فعلًا من الفئة الأولى؟ برنامج متابعة المناديب يحوّل هذه الأسئلة إلى أرقام: زيارة مسجّلة بموقعها ووقتها ونتيجتها، وأمر بيع مرتبط بها، وتحصيل له تاريخ.

Omnixtrack نظام CRM عربي يعمل من المتصفح للمدير ومن تطبيق أندرويد للمندوب. يجمع خطة الزيارات والمناطق وسجل الحركة وأوامر البيع والتحصيلات والأهداف في مكان واحد، ويعمل التطبيق دون إنترنت في الطرق والمناطق ضعيفة الشبكة، ثم يزامن ما سُجّل.

مشكلات فرق المناديب في الميدان

• الزيارة بلا دليل. تقرير المندوب مكتوب في آخر اليوم من الذاكرة، ولا يمكن التحقق منه.
• المناطق متداخلة. مندوبان يزوران الصيدلية نفسها، ومنطقة كاملة لا يزورها أحد.
• الخطة على الورق. خطة الأسبوع في شيت، والتعديل عليها يصل للمندوب برسالة.
• الطلبية في ورقة. المندوب يكتب الطلب يدويًّا ثم يرسل صورته، فتتكرر أخطاء الأصناف والأسعار.
• التحصيل غير واضح. كم على كل عميل؟ ومنذ متى؟ الإجابة عند المحاسب وحده.
• الأداء انطباع. من الأفضل في الفريق؟ يحكم المدير بما يسمعه لا بما يراه.
• انقطاع الشبكة. في القرى والطرق السريعة يتوقف تطبيق يعمل على الإنترنت فقط.

أدوات برنامج متابعة المناديب في Omnixtrack

خطة الزيارات والمناطق

قسّم السوق إلى مناطق، وأسند كل منطقة إلى مندوب. خطّط الزيارات بموعدها وعنوانها وفترتها الزمنية، فيجدها المندوب في تطبيقه صباحًا. وإن غاب مندوب أعد إسناد زياراته إلى زميل، ويحتفظ النظام بسجل إعادة الإسناد.

ولمناديب الأدوية: سجّل الأطباء والصيدليات عملاء، وأضف حقولًا مخصّصة مثل التخصص والمستشفى، وضع كل طبيب في مجموعة العميل المناسبة (أ، ب، ج). ثم فلتر العملاء بالمجموعة والمدينة لتخطّط عدد الزيارات لكل فئة.

زيارة مسجّلة بالموقع والصورة

في المبيعات الميدانية يسجّل المندوب وصوله من عند العميل، فيُلتقط موقعه تلقائيًّا. ويضيف صورة من المكان، ثم يسجّل النتيجة والملاحظات وقيمة الصفقة إن وُجدت. ويحسب النظام المسافة، ويحفظ سجلًّا زمنيًّا لكل زيارة.

الوردية والحركة اليومية

يبدأ المندوب ورديته من التطبيق، ويوقفها مؤقتًا، ثم ينهيها، ويُحسب ما قطعه من مسافة. ويرى المدير في شاشة متابعة الفريق آخر موقع لكل مندوب وسجل نشاطه. والمدير ومدير المبيعات يرون الفريق كله، أما المندوب فيرى بياناته وحده.

أوامر البيع وقوائم الأسعار

سجّل الأصناف في الكتالوج، وأنشئ قوائم أسعار لفئات العملاء المختلفة، مثل الجملة ونصف الجملة. ويصدر المندوب للعميل عرض سعر أو أمر بيع، ويحوّل العرض المقبول إلى أمر بيع، ثم يُؤكَّد الأمر ويُسلَّم. وللخصم سياسة مضبوطة لكل دور، فلا يعطي المندوب خصمًا فوق المسموح.

الفواتير والتحصيلات

الفاتورة تقبل دفعات جزئية، ويظهر المتبقي على كل عميل. ومن الإدارة المالية تتابع الذمم المدينة بأعمارها، وتسجّل التحصيلات فور استلامها، فيعرف المدير من تأخّر في السداد ومنذ متى.

الأهداف والعمولات والحضور

حدّد هدفًا لكل مندوب في الفترة، تتحدّث نسبته من المبيعات الفعلية. وتُحتسب العمولات وتُعتمد وتُصرف من وحدة الأهداف والعمولات. ويسجّل المندوب حضوره وانصرافه بزر واحد، ويكتب تقريره اليومي في نهاية الورديّة.

المكالمات

تطبيق Omnixtrack Calls على أندرويد يزامن سجل مكالمات المندوب مع النظام، ويعرض اسم العميل من النظام أثناء الرنين، ويحسب مدة المكالمات ونتائجها لكل مندوب.

يوم مندوب توزيع على Omnixtrack

1. 8:30 يبدأ المندوب ورديته من التطبيق، فيجد 12 زيارة مخطّطة في منطقته.
2. يصل إلى أول سوبر ماركت، ويسجّل وصوله وصورة الرف، ثم يسجّل طلبية من قائمة أسعار الجملة.
3. في منطقة بلا شبكة يكمل تسجيل زيارتين. يحفظ التطبيق كل شيء ويرسله عند عودة الاتصال.
4. يسجّل تحصيل دفعة من عميل متأخر، فتنقص مديونيته في النظام.
5. ظهرًا يرى مدير المبيعات أن مندوبًا آخر لم يبدأ ورديته، فيعيد إسناد زياراته العاجلة.
6. مساءً ينهي المندوب ورديته ويكتب تقريره اليومي، ويراجع المدير الزيارات المنجزة والمسافات والطلبيات ونسبة كل مندوب من هدفه.

قوالب وصفحات مفيدة

ابدأ إن شئت بقالب تقرير الزيارة وقالب تقييم المندوب. ولمقارنة الأنظمة في السوق المحلية اقرأ دليل برامج CRM في مصر، وللمصانع وموزعي المنتجات صفحة المصانع والموزعين.

جرّب مع فريقك

افتح حسابًا تجريبيًّا مجانيًّا، وأضف مندوبين أو ثلاثة، وخطّط لهم زيارات أسبوع واحد، ثم قارن ما تعرفه عن الفريق قبل وبعد. تختلف الوحدات المتاحة حسب الباقة، والتفاصيل في صفحة الأسعار.