شيت ليدز جاهز لفرق المبيعات ومتى يحين وقت الانتقال إلى نظام

إذا كان فريقك يبدأ في تنظيم العملاء المحتملين، فـشيت ليدز جاهز ومنظم جيدًا أفضل بكثير من ملف يرتجله كل موظف بطريقته. الفرق بين شيت يفيدك وشيت يربكك ليس في الشكل، بل في الأعمدة والقواعد: هل لكل ليد مصدر؟ هل له مسؤول؟ هل له موعد متابعة؟

في هذا المقال نشرح شيت الليدز الجاهز الذي يمكنك تنزيله مجانًا بصيغة Excel أو CSV، ثم نضيف إليه ثلاث أدوات من Excel نفسه تجعله أكثر فائدة: القوائم المنسدلة، والتلوين التلقائي للمتابعات المتأخرة، ومعادلات لتقرير أسبوعي. وفي النهاية نوضح متى يصبح الشيت عائقًا، وكيف تنتقل منه إلى نظام دون أن تفقد شيئًا.

ما هو شيت الليدز؟

الليد هو العميل المحتمل: شخص أو شركة أبدى اهتمامًا بمنتجك أو خدمتك ولم يشترِ بعد. وشيت الليدز جدول يجمع كل هؤلاء في مكان واحد، صف لكل ليد، مع ما يلزم لمتابعته حتى يشتري أو يعتذر.

القاعدة الأولى: صف واحد لكل ليد، ولا تكرر الليد في أكثر من صف. وإذا تواصلت معه عدة مرات، فحدّث الصف نفسه.

أعمدة شيت ليدز جاهز للتنزيل

يأتي الشيت باثني عشر عمودًا، بهذا الترتيب:

نصيحة مهمة في عمود الهاتف: اضبط تنسيقه على "نص" لا "رقم"، لأن Excel يحذف الصفر في بداية الرقم إذا عامله كرقم.

أعمدة تضيفها حسب احتياجك

إذا كان فريقك يتابع الليد على عدة مراحل، فأضف بعد عمود الملاحظات:

• M: المتابعة القادمة: تاريخ الخطوة التالية. هذا أهم عمود تضيفه.
• N: آخر تواصل: تاريخ آخر مكالمة أو رسالة.
• O: سبب عدم الاهتمام: السعر، المنافس، التوقيت، لا يرد.

وإذا كنت تتابع عملاء حاليين لا ليدز جديدة، فقد يناسبك أكثر شيت متابعة العملاء الذي يتضمن موعد المتابعة ونتيجة كل تواصل.

من يملأ الشيت؟

حدد ذلك من البداية. في كثير من الفرق يضيف مسؤول التسويق الليدز الجديدة من الإعلانات والنماذج، ويحدّث كل مندوب أعمدة المرحلة والملاحظات والمتابعة للعملاء المسندين إليه فقط. هذا التقسيم يقلل الأخطاء، ويجعل كل شخص مسؤولًا عن جزء واضح من الملف. وإذا كان الملف مشتركًا على الإنترنت، فاحمِ الأعمدة التي لا يجب أن يعدلها المندوب، مثل المصدر وتاريخ الوصول.

اضبط القوائم المنسدلة

القوائم المنسدلة أهم ما تضيفه للشيت. بدونها يكتب كل موظف المصدر بطريقته ("فيسبوك" و"فيس" و"FB")، فتظهر في التقرير ثلاثة مصادر مختلفة.

طريقة الضبط في Excel:

1. أنشئ ورقة جانبية باسم "القوائم"، واكتب فيها كل قائمة في عمود: المصادر، والمراحل، وأسماء الموظفين.
2. حدد عمود "المصدر" في ورقة الليدز.
3. من قائمة "بيانات" اختر "التحقق من صحة البيانات"، ثم "قائمة"، وحدد عمود المصادر من الورقة الجانبية.
4. كرر ذلك لأعمدة المرحلة والمسؤول والمنطقة.

هكذا لا يستطيع أحد كتابة قيمة خارج القائمة.

لوّن المتابعات المتأخرة تلقائيًّا

الشيت لا يرسل تذكيرًا، لكن يمكنك أن تجعل المتأخر يظهر أمامك بلون واضح، بعد إضافة عمود "المتابعة القادمة" في M:

1. حدد صفوف البيانات.
2. من "تنسيق شرطي" اختر "قاعدة جديدة" ثم "استخدام صيغة".
3. اكتب الصيغة: =AND($M2<>"",$M2<TODAY())
4. اختر لونًا أحمر فاتحًا.

وأضف قاعدة ثانية بلون أصفر للمتابعات المستحقة اليوم: =$M2=TODAY().

بهذه الطريقة يفتح الموظف الشيت صباحًا فيرى بالأحمر ما فاته، وبالأصفر ما عليه اليوم.

معادلات بسيطة لتقرير أسبوعي

أضف ورقة باسم "التقرير" فيها معادلات تحسب من ورقة الليدز:

ومن هذه الأرقام تستطيع حساب نسبة الاهتمام لكل مصدر: الليدز المهتمة مقسومة على كل ليدز المصدر. وحين تضيف مرحلة للبيع، تحسب معدل التحويل بالطريقة نفسها.

قواعد استخدام يجب أن يعرفها الفريق

الشيت الجيد يفسده الاستخدام العشوائي. اتفق مع فريقك على هذه القواعد:

• لا ليد بدون مصدر ومسؤول: هذان العمودان إلزاميان.
• سجّل الليد في يوم وصوله: حتى لو كان رسالة واتساب قصيرة. الليد الذي لا يُسجَّل لا يُتابَع.
• حدّث المرحلة بعد أول تواصل: ويفضل خلال يوم عمل واحد.
• لا تحذف الصفوف: الليد غير المهتم يبقى بمرحلته وسببه، لأنه يعلمك شيئًا عن مصادرك.
• مالك واحد للملف: شخص واحد مسؤول عن ترتيب الملف والقوائم.

أخطاء شائعة في شيتات الليدز

• خلايا مدمجة وألوان يدوية: تجعل الفرز والاستيراد صعبًا. استخدم التنسيق الشرطي بدل التلوين اليدوي.
• أكثر من ليد في صف واحد: مثل كتابة رقمين لشخصين مختلفين في الخلية نفسها.
• ملف لكل موظف: يصعب معه معرفة الصورة الكاملة واكتشاف المكرر. الأفضل ملف واحد مشترك بصلاحيات تعديل محددة.
• أعمدة كثيرة لا يملؤها أحد: كل عمود فارغ في معظم الصفوف يجب أن يُحذف أو يصبح اختياريًّا.
• تواريخ مكتوبة نصًّا: عبارات مثل "الأسبوع القادم" أو "بعد العيد" لا يمكن ترتيبها ولا تلوينها. اكتب التاريخ دائمًا بصيغة واحدة.
• غياب نسخة احتياطية: ملف واحد على جهاز واحد قد يضيع بالكامل. احفظه في مكان مشترك له سجل للتعديلات.

روتين أسبوعي مع الشيت

خصص نصف ساعة كل أسبوع مع الفريق:

1. راجع الليدز التي ما زالت في مرحلة "جديد".
2. راجع المتابعات المتأخرة بالأحمر واسأل عن سببها.
3. انظر إلى التقرير: أي مصدر جاء بليدز أكثر؟ وأيها جاء بليدز مهتمة أكثر؟
4. راجع أسباب عدم الاهتمام المتكررة.

مثال: كيف يبدو صف مكتمل؟

هذا المثال من صفوف الشيت الجاهز نفسه بعد تحديثه. لاحظ أن الملاحظة قصيرة ومحددة، وأن للمتابعة تاريخًا لا عبارة عامة، وأن المصدر مكتوب بالكلمات نفسها الموجودة في القائمة المنسدلة. هذه التفاصيل الصغيرة هي ما يجعل التقرير الأسبوعي صحيحًا.

متى يحين وقت الانتقال إلى نظام؟

الشيت يعمل جيدًا ما دام الفريق صغيرًا والليدز محدودة. لكن هذه علامات تخبرك أن الوقت حان:

• أكثر من موظفين اثنين يعدلون الملف يوميًّا، وتظهر نسخ مختلفة منه.
• الليدز تصل من الإعلانات والنماذج وتُنسخ يدويًّا، فتتأخر ساعات.
• المتابعات المتأخرة بالأحمر تزيد كل أسبوع، لأن أحدًا لا يفتح الشيت في الوقت المناسب.
• محادثات العملاء على واتساب، والشيت فيه الاسم والرقم فقط.
• المندوبون في الميدان يجدون صعوبة في تحديث الملف من الهاتف.

شرحنا هذه العلامات وخطوات الانتقال بالتفصيل في مقال من الإكسل إلى CRM.

انتقل دون أن تبدأ من الصفر

الشيت المنظم بهذه الطريقة جاهز للاستيراد، لأن أعمدته الأساسية تقابل الحقول المعتادة في أنظمة إدارة العملاء.

في Omnixtrack مثلًا، تحفظ الشيت بصيغة CSV UTF-8 وترفعه من معالج الاستيراد على الموقع، أو ترفع ملف Excel كما هو من تطبيق أندرويد. تُطابق الأعمدة الأساسية بحقولها، مثل الاسم والهاتف والبريد والشركة والمصدر والمرحلة والمسؤول والملاحظات، وتعاين النتيجة قبل التنفيذ. ويتعرف المعالج تلقائيًّا على الفاصلة المنقوطة التي يستخدمها Excel بالإعدادات العربية، ويكشف الأرقام المسجلة من قبل.

بعدها يحصل كل ليد على ما لا يستطيعه الشيت: تذكير بالمتابعة، ومحادثات واتساب في ملفه، وتوزيع تلقائي على الفريق. التفاصيل في صفحة استيراد العملاء من Excel.

ابدأ اليوم بتنزيل شيت الليدز الجاهز. وحين تظهر العلامات السابقة، يمكنك تجربة Omnixtrack مجانًا لمدة 7 أيام واستيراد شيتك كما هو.