طريقة عمل عرض سعر احترافي: نماذج Word و Excel و PDF مجانية

عرض السعر هو أول مستند رسمي يراه العميل من شركتك، وكثيرًا ما يكون آخر ما يقرأه قبل أن يقرر. عرض واضح ومنظم يقول للعميل إنك شركة جادة، وعرض مكتوب على عجل في رسالة واتساب بلا رقم ولا صلاحية يفتح باب الأسئلة والتفاوض بلا نهاية. لذلك تستحق طريقة عمل عرض سعر احترافي أن تتعلمها مرة واحدة وتطبقها دائمًا.

في هذا المقال نشرح العناصر التي يجب أن يتضمنها أي عرض سعر، وطريقة إعداده خطوة بخطوة، وحساب الخصم والضريبة، والفرق بين إعداده في Word وExcel وإرساله PDF. ويمكنك تنزيل نموذج عرض سعر مجاني، أو إنشاء العرض مباشرة من أداة إنشاء عرض السعر في المتصفح دون تسجيل.

ما هو عرض السعر؟

عرض السعر مستند ترسله الشركة للعميل قبل البيع، يوضح ما ستقدمه وبكم وبأي شروط. هو ليس فاتورة: الفاتورة تصدر بعد البيع وتطالب بالدفع، أما عرض السعر فيقترح ويدعو إلى الموافقة. وعندما يوافق العميل، يتحول العرض إلى أمر بيع أو فاتورة.

وجود عرض سعر مكتوب يحمي الطرفين: العميل يعرف بالضبط ما سيحصل عليه، والشركة توثق ما وعدت به، فلا يختلف الطرفان لاحقًا على بند أو سعر.

عناصر عرض السعر الاحترافي

ملاحظات على البنود

• الوصف يجب أن يكون محددًا. «تركيب تكييف» غير كاف، و«تركيب تكييف سبليت 1.5 حصان مع مواسير حتى 4 أمتار» واضح.
• الوحدة مهمة: قطعة، أو متر، أو ساعة، أو شهر.
• فصل الخصم عن السعر يجعل العميل يرى قيمة ما حصل عليه.

طريقة عمل عرض سعر خطوة بخطوة

1. افهم الطلب جيدًا. اسأل العميل عن الكميات والمواصفات والموعد قبل أن تكتب رقمًا.
2. ابدأ من نموذج ثابت بشعارك وبياناتك، حتى تخرج كل العروض بالشكل نفسه.
3. أعط العرض رقمًا متسلسلًا، مثل Q-2026-0045، حتى تجده بسهولة وتتابعه.
4. اكتب البنود بالتفصيل كما في الجدول السابق.
5. احسب الخصم ثم الضريبة على الإجمالي بعد الخصم.
6. حدد صلاحية العرض، 7 أو 14 أو 30 يومًا حسب نشاطك، لأن الأسعار والتكاليف تتغير.
7. اكتب شروط الدفع والتسليم بوضوح.
8. راجع العرض مرة أخيرة: الأرقام، واسم العميل، والتاريخ.
9. أرسله PDF مع رسالة قصيرة تلخص أهم ما فيه.
10. سجل موعد متابعة قبل أن تغلق الملف.

حساب الخصم والضريبة في عرض السعر

السعر العام لضريبة القيمة المضافة في مصر 14%، وبعض السلع والخدمات لها معاملة مختلفة، فراجع محاسبك في نشاطك. والترتيب الشائع أن يُطبق الخصم أولًا ثم تُحسب الضريبة على الإجمالي بعد الخصم.

مثال توضيحي:

ولحساب الضريبة بسرعة، أو لاستخراج السعر قبل الضريبة من سعر شامل، استخدم حاسبة ضريبة القيمة المضافة.

كيف تكتب شروط الدفع والتسليم؟

الشروط هي الجزء الذي يتجاهله كثيرون، ثم يكون سبب أغلب الخلافات بعد البيع. اكتبها بجمل قصيرة محددة. أمثلة يمكن تعديلها:

شروط الدفع:

• 50% مقدم عند الموافقة على العرض، و50% عند التسليم.
• الدفع بتحويل بنكي أو InstaPay أو نقدًا عند الاستلام.
• الأسعار بالجنيه المصري، وتشمل ضريبة القيمة المضافة أو لا تشملها، حسب ما تذكره صراحة.

شروط التسليم:

• التسليم خلال 10 أيام عمل من تاريخ استلام المقدم.
• التسليم في مقر العميل داخل القاهرة الكبرى، وخارجها بتكلفة نقل تُحدد لاحقًا.
• أي تعديل في المواصفات بعد الموافقة قد يغير السعر والموعد.

الضمان:

• ضمان سنة على عيوب الصناعة، ولا يشمل سوء الاستخدام.

الأرقام هنا للتوضيح فقط. المهم أن يعرف العميل قبل الموافقة كيف سيدفع، ومتى سيستلم، وما الذي يشمله السعر وما لا يشمله.

رسالة إرسال عرض السعر

العرض لا يُرسل وحده. رسالة قصيرة معه تزيد فرصة قراءته والرد عليه. مثال يمكنك تعديله:

«أهلًا أستاذ كريم، مرفق عرض السعر رقم Q-2026-0045 لتوريد وتركيب الأجهزة التي اتفقنا عليها. الإجمالي النهائي 10,830 جنيهًا شاملًا الضريبة، والعرض صالح حتى نهاية الشهر. سأتصل بك يوم الأربعاء لأسمع ملاحظاتك، وإن كان لديك سؤال قبلها فأنا متاح.»

لاحظ أن الرسالة تذكر رقم العرض، والإجمالي، والصلاحية، وموعد المتابعة. هذه العناصر الأربعة تجعل العميل يعرف ما المطلوب منه ومتى.

Word أم Excel أم PDF؟

القاعدة العملية: اعمل العرض في Excel أو Word أو أي أداة تفضلها، وأرسله دائمًا PDF. لا ترسل ملف Excel قابلًا للتعديل للعميل، لأن خلية واحدة قد تتغير بالخطأ.

عرض السعر للشركات والجهات الكبيرة

عندما يكون العميل شركة كبيرة، يمر عرض السعر غالبًا على أكثر من شخص: المستخدم الذي طلبه، وإدارة المشتريات، والإدارة المالية. لذلك أضف ما يسهل عمل كل منهم:

• ملخص في أول الصفحة بالإجمالي والمدة وأهم ما يشمله العرض، لمن لن يقرأ التفاصيل.
• رقم التسجيل الضريبي والسجل التجاري، لأن إدارة المشتريات قد تطلبهما لتسجيلك كمورد.
• مقارنة بين خيارين إن أمكن، مثل باقة أساسية وأخرى موسعة، لأن ذلك يسهل القرار الداخلي.
• اسم شخص للتواصل ورقمه المباشر، لا رقم الشركة العام فقط.

أخطاء شائعة في عروض الأسعار

• عرض بلا رقم ولا تاريخ، فلا تعرف أي نسخة يقصدها العميل عندما يتصل.
• عرض بلا صلاحية، فيعود العميل بعد ستة أشهر يطلب السعر القديم.
• بنود عامة تفتح باب الخلاف على ما يشمله السعر.
• حسابات يدوية خاطئة تضعف ثقة العميل فورًا.
• إرسال العرض ثم انتظار العميل. أغلب العروض تحتاج متابعة.
• تعديل العرض دون رقم مراجعة جديد. اكتب «مراجعة 2» حتى لا تختلط النسخ.

احفظ نسخة من كل عرض

كل عرض ترسله يجب أن يبقى محفوظًا باسم العميل ورقم العرض، حتى تعود إليه عند التفاوض أو عند إصدار الفاتورة. المجلد المشترك المنظم يكفي في البداية، والنظام الذي يربط العرض بملف العميل أفضل عندما يكثر عدد العروض.

ماذا بعد إرسال عرض السعر؟

العرض الذي لا يُتابع يضيع كثيرًا. بعد الإرسال:

1. تأكد من وصوله برسالة قصيرة في اليوم نفسه.
2. حدد موعد متابعة بعد يومين أو ثلاثة.
3. اسأل عن الملاحظات لا عن القرار فقط: هل هناك بند يحتاج توضيحًا؟
4. سجل حالة العرض: مرسل، أو مقبول، أو مرفوض مع السبب.
5. حول العرض المقبول إلى أمر بيع أو فاتورة دون إعادة كتابة البنود.

عروض الأسعار في Omnixtrack

في Omnixtrack تحمل عروض الأسعار رقمًا متسلسلًا تلقائيًا، وتخرج PDF عربيًا من اليمين لليسار بشعار شركتك ورقمها الضريبي وتاريخ بتوقيت القاهرة، ويمكن تصديرها Excel. وللعرض حالات واضحة: مرسل، ومقبول، ومرفوض، وملغى. وعند الموافقة يتحول إلى فاتورة بضغطة تنتقل فيها البنود كما هي. ومن تطبيق أندرويد يمكن مشاركة العرض مباشرة عبر واتساب أو البريد. التفاصيل في صفحة عروض الأسعار.

إن أردت إصدار عروضك وفواتيرك من مكان واحد مرتبط بملف العميل، جرب Omnixtrack مجانًا 7 أيام وأصدر أول عرض في دقائق.