برنامج مكتب عقارات: تنظيم الوحدات والعملاء والمعاينات في مكان واحد

في مكتب العقارات المعتاد، الوحدات في ملف Excel عند شخص، والعملاء في هواتف الوسطاء، والمعاينات في رسائل واتساب، والصفقات في ذاكرة المدير. يتصل عميل يبحث عن شقة ثلاث غرف في منطقة معينة، فيبحث الوسيط في ثلاثة أماكن، وقد لا يعرف أن زميله لديه الوحدة المناسبة. برنامج مكتب عقارات هدفه أن يجمع هذه القطع في مكان واحد: ما لديك من وحدات، ومن يبحث عن ماذا، ومتى المعاينة، وأين وصلت الصفقة.

في هذا المقال نشرح كيف تنظم كل جزء، وما الحقول التي تسجلها، وكيف تدير المعاينة من الطلب حتى الحجز.

أربعة أشياء يجب أن يجمعها برنامج مكتب عقارات

1. الوحدات: ما المعروض للبيع أو الإيجار ومواصفاته وسعره وحالته.
2. العملاء: من يبحث، وماذا يريد، وبأي ميزانية، ومن الوسيط المسؤول.
3. المعاينات: المواعيد، ومن حضر، وماذا قال العميل.
4. الصفقات: المرحلة، والقيمة، والعمولة المتوقعة.

إذا كانت هذه الأربعة في أماكن مختلفة، فالمكتب يعتمد على ذاكرة الأشخاص. وإذا غادر وسيط، يغادر معه جزء من المكتب.

تنظيم الوحدات

الحقول الأساسية لكل وحدة

قواعد مهمة

• كود لكل وحدة: حتى لا يختلط الحديث عن «شقة التجمع» مع خمس شقق أخرى في التجمع.
• تحديث الحالة فورًا: وحدة مباعة ما زالت في القائمة تعني معاينة ضائعة وعميلًا محرجًا.
• تاريخ آخر تحديث للسعر: الأسعار تتغير، والعرض القديم يضر المكتب.

تنظيم العملاء وطلباتهم

العميل في العقارات ليس اسمًا ورقمًا فقط. ما يهم هو طلبه:

• الغرض: شراء أو إيجار أو استثمار.
• النوع والمساحة وعدد الغرف.
• المناطق المقبولة.
• الميزانية وطريقة الدفع المناسبة.
• موعد الاحتياج: الآن أم بعد شهور.
• المصدر: إعلان فيسبوك، أو بوابة عقارية، أو ترشيح، أو لافتة على الموقع.

عندما تسجل الطلب بحقول ثابتة لا بملاحظة نصية، تستطيع أن تبحث: من يبحث عن شقة ثلاث غرف في هذه المنطقة بميزانية قريبة؟ وعندما تدخل وحدة جديدة، تعرف فورًا لمن ترسلها.

مصادر العملاء

أغلب مكاتب العقارات تعتمد على الإعلانات الممولة والبوابات العقارية والترشيحات. سجّل مصدر كل عميل من البداية، وبعد شهرين ستعرف أي مصدر يأتي بعملاء يعاينون ويحجزون، لا أي مصدر يأتي بأكبر عدد من الرسائل. وإن كانت إعلانات فيسبوك مصدرك الرئيسي، فراجع دليل عملاء إعلانات فيسبوك.

إدارة المعاينات من الطلب حتى الحجز

المعاينة أهم خطوة في البيع العقاري، وأكثرها تكلفة في الوقت. هذه خطوات تنظيمها:

1. الترشيح: اختر وحدتين أو ثلاثًا تطابق طلب العميل، وأرسل له تفاصيلها وصورها قبل المعاينة.
2. تحديد الموعد: يوم وساعة ومكان لقاء واضح، مع تأكيد من المالك أو حارس العقار.
3. التأكيد: رسالة تأكيد للعميل قبل الموعد، وأخرى صباح اليوم نفسه.
4. الحضور: يسجل الوسيط وصوله ونتيجة المعاينة فور انتهائها.
5. رأي العميل: ما الذي أعجبه وما الذي لم يعجبه؟ هذه معلومة ثمينة لترشيح الوحدة التالية.
6. الخطوة القادمة: معاينة ثانية، أو تفاوض، أو وحدات أخرى، وبموعد محدد.

نموذج رسالة تأكيد معاينة

مسار الصفقات العقارية

مراحل مقترحة لمكتب وساطة:

قيمة الصفقة في المكتب هي العمولة المتوقعة، فسجّلها لتعرف قيمة ما في مسارك.

وفي الإيجار يختلف المسار قليلًا: المراحل أقصر، والقرار أسرع، وبعد التعاقد تبدأ مرحلة جديدة هي متابعة موعد انتهاء العقد. العميل الذي استأجر عن طريقك قبل سنة قد يكون عميلك القادم للتجديد أو للشراء، إن تواصلت معه في الوقت المناسب.

ما يحتاجه مدير المكتب

• توزيع عادل للعملاء على الوسطاء، حسب المنطقة أو بالتناوب.
• معرفة المتابعات المتأخرة: عملاء لم يتصل بهم أحد منذ أسبوع.
• عدد المعاينات لكل وسيط ونسبة تحولها إلى حجز.
• العمولات المستحقة لكل وسيط بعد إتمام الصفقة.
• بيانات تبقى للمكتب: إذا غادر وسيط، ينتقل عملاؤه إلى زميل بكل تاريخهم.

أخطاء شائعة في مكاتب العقارات

• العميل ملك الوسيط: عندما يحتفظ كل وسيط بعملائه في هاتفه، يخسر المكتب العميل عند مغادرة الوسيط.
• طلبات مكتوبة كملاحظات: «يريد شقة جيدة في التجمع» لا يمكن البحث بها. سجّل الحقول بقيم محددة.
• معاينة بلا تأكيد: العميل لا يحضر، أو المالك غير موجود، فيضيع نصف يوم وسيط.
• لا متابعة بعد المعاينة: العميل الذي لم تعجبه الوحدة الأولى قد يكون جاهزًا للثانية، إن تابعه أحد.
• عرض وحدات مباعة: يحرج المكتب ويضعف ثقة العميل في باقي المعروض.
• عدم تسجيل سبب الخسارة: فلا تعرف هل المشكلة في الأسعار أم المناطق أم سرعة الرد.

برنامج مكتب العقارات في Omnixtrack

يغطي Omnixtrack جانب العملاء والمتابعة والصفقات والمعاينات في المكتب:

• طلبات العملاء بحقول مخصصة: تضيف حقولًا مثل الميزانية والمنطقة ونوع الوحدة وعدد الغرف، من نوع رقم أو قائمة اختيار، ثم تفلتر بها.
• القوائم: تجمع العملاء بشرط معين، مثل «يبحث عن إيجار في منطقة معينة»، لترسل لهم الوحدة الجديدة دفعة واحدة.
• التوزيع التلقائي: حسب المصدر أو المنطقة أو بالتناوب بين الوسطاء.
• المعاينات: متابعة بموعد وتنبيه، وتسجيل الزيارة بالموقع والنتيجة من تطبيق أندرويد عبر المبيعات الميدانية.
• صفحات مشاركة متتبَّعة: صفحة لكل وحدة أو مشروع بالصور والفيديو والملفات والموقع، ترسل رابطها للعميل ويصلك تنبيه عند فتحها، فتعرف من اهتم فعلًا.
• مسار الصفقات والعمولات: مراحل بأسمائك، وعمولات تُحسب من الصفقات الفعلية.
• العقود: بتواريخ البداية والانتهاء وتنبيه قبل الانتهاء، وهو مفيد لعقود الإيجار.
• صندوق المحادثات: رسائل واتساب العملاء مرتبطة بملفاتهم.

تفاصيل أكثر في صفحة نظام إدارة العملاء للعقارات وصفحة برنامج الوسطاء العقاريين. ويمكنك تجربته على عملاء مكتبك من خلال تجربة مجانية لمدة 7 أيام.

خطوات البدء في أسبوعين

1. اليوم 1 إلى 3: اجمع الوحدات المتاحة في ملف واحد بالحقول السابقة، وأعطِ كل وحدة كودًا.
2. اليوم 4 إلى 6: اجمع العملاء من هواتف الوسطاء وملفاتهم، مع طلب كل عميل ومصدره.
3. اليوم 7: حدد مراحل مسار الصفقات وقاعدة توزيع العملاء.
4. اليوم 8 إلى 14: سجّل كل معاينة جديدة في النظام بموعدها ونتيجتها، وراجع في نهاية الأسبوع المعاينات ونتائجها.